全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗号是档案馆给定每个全宗的代码。
一、全宗设置条件
一般情况下,具备下列三个条件的单位,可构成一个立档单位,其形成的档案可以构成全宗。
(一)可以独立行使职权,并能以自己的名义单独对外行文。
(二)设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划。
(三)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。
二、全宗设置原则
(一)凡是新成立的单位,其档案构成新的全宗。
(二)几个单位撤销合并成立一个新的单位,合并后其档案自新单位成立之日起形成一个新的全宗,合并前各单位的档案各自为一个全宗。如果撤销合并是以某个原有单位为主体(核心),其他单位相关职能并入这个主体(核心)单位的,合并后其形成的档案归该主体(核心)单位的全宗管理,不另立新全宗,其他被撤销合并单位撤销合并前的档案各自为一个全宗。
(三)合并后又恢复的单位,或由于某种原因,单位中断工作,隔一段时间又恢复,其主要职能没有根本改变(职能扩大或缩小)的,不建立新的全宗。
(四)从一单位内设机构划出成立一个新的单位的,其档案自成立之日起形成新的全宗。成立之前形成的档案,属于原单位全宗。
(五)一单位成为另一单位内设机构的,其改变前的档案为一个全宗,改变后形成的档案为新单位全宗档案的一部分,不单独构成全宗。
(六)一单位的内设机构划归另一单位的,其划归前的档案为原所在单位全宗档案的一部分,划归后形成的档案为并入单位全宗档案的一部分。
(七)几个单位合署办公的,如文件分别处理,它们所形成的档案应各自构成全宗;如文件统一处理,它们所形成的档案构成联合全宗。
(八)单位基本职能未发生根本变化,单位名称变更、业务范围变化、隶属关系改变、内设机构调整、工作地点变动等,其档案均不构成新全宗,但应在全宗介绍里予以说明。
(九)临时机构一般不单独建立全宗,其档案归入主管单位全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导,执行全局性任务,时间较长,形成档案较多的,可单独建立全宗。
(十)派出机构形成的档案一般不建立全宗,归入主管或派出单位全宗管理。若派出机构相对固定常设、机构较大、形成的文件材料较多、驻地较远,也可从方便管理利用角度考虑,单独建立全宗。