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深圳实信达
问题答疑
  • 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗号是档案馆给定每个全宗的代码。

    一、全宗设置条件

    一般情况下,具备下列三个条件的单位,可构成一个立档单位,其形成的档案可以构成全宗。

    (一)可以独立行使职权,并能以自己的名义单独对外行文。

    (二)设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划。

    (三)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

    二、全宗设置原则

    (一)凡是新成立的单位,其档案构成新的全宗。

    (二)几个单位撤销合并成立一个新的单位,合并后其档案自新单位成立之日起形成一个新的全宗,合并前各单位的档案各自为一个全宗。如果撤销合并是以某个原有单位为主体(核心),其他单位相关职能并入这个主体(核心)单位的,合并后其形成的档案归该主体(核心)单位的全宗管理,不另立新全宗,其他被撤销合并单位撤销合并前的档案各自为一个全宗。

    (三)合并后又恢复的单位,或由于某种原因,单位中断工作,隔一段时间又恢复,其主要职能没有根本改变(职能扩大或缩小)的,不建立新的全宗。

    (四)从一单位内设机构划出成立一个新的单位的,其档案自成立之日起形成新的全宗。成立之前形成的档案,属于原单位全宗。

    (五)一单位成为另一单位内设机构的,其改变前的档案为一个全宗,改变后形成的档案为新单位全宗档案的一部分,不单独构成全宗。

    (六)一单位的内设机构划归另一单位的,其划归前的档案为原所在单位全宗档案的一部分,划归后形成的档案为并入单位全宗档案的一部分。

    (七)几个单位合署办公的,如文件分别处理,它们所形成的档案应各自构成全宗;如文件统一处理,它们所形成的档案构成联合全宗。

    (八)单位基本职能未发生根本变化,单位名称变更、业务范围变化、隶属关系改变、内设机构调整、工作地点变动等,其档案均不构成新全宗,但应在全宗介绍里予以说明。

    (九)临时机构一般不单独建立全宗,其档案归入主管单位全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导,执行全局性任务,时间较长,形成档案较多的,可单独建立全宗。

    (十)派出机构形成的档案一般不建立全宗,归入主管或派出单位全宗管理。若派出机构相对固定常设、机构较大、形成的文件材料较多、驻地较远,也可从方便管理利用角度考虑,单独建立全宗。

  • 电子档案具有便于保存、方便利用、安全可靠等许多优势,但在档案数字化过程中也存在一定的安全隐患。

    一、人员安全

    开展档案数字化专项保密教育,重点从保密法律法规、常见的失泄密情形、保密技能、保密管理要求等方面,结合生动的案例开展教育培训,加强有关人员的保密意识和保密知识,签署保密承诺书。

    二、现场安全

    强化档案数字化全过程的保密监管,完善加工场所的安全设备,宣传现场安全管理制度,对信息设备采取物理隔离,做好技术防范工作。同时也要对工作人员做好身份审核、登记,严格记录具体工作,确保有迹可循。

    三、档案安全

    明确档案安全职责,保障档案的交接和转移有据可查,加强档案在接收、加工、保存等环节的实体安全。做好灾害防范工作。

    四、成果安全

    规范档案数字化成果的管理,强化信息安全,加强对数字档案的安全防护,严格区分涉密与非密,并定期检查。

  • 一、档案一体机的来源

    档案数字化是数字档案建设的基础工作,其融合了档案扫描、OCR识别和文档管理等技术,将纸质文件通过电子设备处理成为电脑能识别的电子文件,有利于永久保存、方便查阅及共享。

    档案数字化行业的兴起,与我国数字经济发展息息相关。据中国信通院发布的报告显示,2022年我国数字经济增加值规模将达50.2万亿元,档案数字化行业的市场规模将超过70亿元。

    《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出了“加速数字档案馆(室)建设、推进档案信息资源共享平台建设、提升档案数字资源安全管理能力”等主要任务,同时档案工作将向乡村基层、非国有企业等领域延伸。由此可见档案数字化产业在随后的相当长一段时期内都会持续发展,越来越多的企业开始涉足档案数字化。

    “数字档案一体机”即是在这一市场背景下应运而生。数字档案一体机是软硬件一体的设备,结合服务器、存储、网络安全、数据交换、负载均衡,中间件等平台,提高设备性能和可靠性、安全性、易用性。档案一体机实现了档案管理标准化、规范化、数字化,并满足档案收集、档案管理、借阅利用、档案统计等主要功能。软硬件一体,部署简单,降低了档案数字化建设的总体成本。在快速推进政府机关、企事业单位档案信息化建设方面起重要作用,具有广阔的市场空间。

    二、档案一体机主要功能

    1.一体机硬件

    硬件主要包括服务器、扫描仪等。服务器提供安全的数据存贮、安全算法和应用服务功能,在用户高发访问的场景下保障稳定可靠的系统服务。扫描仪主要用于数字化加工,扫描仪性能指标应满足业务单位数字化的处理速度、质量和安全要求。

    2.系统软件

    系统软件包括操作系统、数据库、中间件、安全软件及档案管理系统等。实信达在档案行业深耕20年,专注于档案管理软件的研发及档案数字化管理服务,具有100多项著作权及专利证书,已为公检法系统、综合档案馆、不动产、工商、社保及包括华为、万科在内的上千家政府和企事业单位提供了档案信息化服务。档案管理系统已广泛应用于法院、档案馆、大专院校、企业等100多家单位。

    三、信创产品助力档案事业

    2023年是实施“十四五”规划的第三年,我国数字经济和档案数字化产业规模持续增加,信创产业也将在“统筹发展和安全”的主旨下蓬勃发展,数字档案一体机是符合当下数字经济高速发展时期的产品,是档案数字化行业新的业务增长点。实信达集中各方优势资源和技术,推出的全栈国产信创档案一体机将助力企事业单位档案信息化战略转型,推动中国档案事业蓬勃发展。

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